Llevar las cuentas de una comunidad de propietarios es una tarea sencilla o complicada, según las circunstancias, pero siempre ineludible. Este es el motivo por el que muchas juntas de vecinos han decidido contratar los servicios de un administrador.

Se calcula que en España alrededor de un 85% de la población vive en edificios o urbanizaciones con áreas comunes que han de ser gestionadas por las correspondientes comunidades de vecinos. Sus juntas de propietarios están obligadas a aprobar cada año las cuentas, es decir, a hacer balance de ingresos y gastos, así como a obtener las autorizaciones precisas para recabar fondos y para efectuar obras extraordinarias o de mejora.

La función del administrador de fincas es la de velar por el buen funcionamiento de la propiedad de la comunidad a cambio de una retribución. No obstante, no es el administrador quien representa a la comunidad ante terceros, sino el presidente, que preside las reuniones de vecinos y ha de tomar las decisiones de urgencia.

El administrador, ya sea uno de los propietarios o un profesional contratado por la junta, es habilitado para poder disponer del dinero que posee en común la comunidad. Para hacer uso de este capital ha de tener previamente el consentimiento del resto de vecinos y ponerlo en conocimiento del presidente, que con su firma dará fe de la disposición de los fondos cuando se hayan retirado de la cuenta corriente.

Cuando se designa al presidente y al resto de los cargos de la junta de gobierno se procede a la autorización de firmas. Puede ser que también se aproveche para aprobar alguna derrama para provisión de fondos. Todo lo dicho y acordado en la junta quedará plasmado en el Libro de Actas, un volumen de hojas numeradas que se adquiere en cualquier librería. 

Con el libro debidamente sellado en el Registro de la Propiedad donde esté inscrito el inmueble, hay que dirigirse a Hacienda para solicitar el Número de Identificación Fiscal (NIF) cuando se constituye por primera vez la comunidad de propietarios, ya que ha de dotarse de personalidad jurídica para abrir cuentas corrientes en bancos y cajas de ahorro. La entidad también puede inscribirse en la Seguridad Social para poder emplear a trabajadores en la misma.

Movimientos habituales
Los movimientos más habituales son los ingresos de las cuotas mensuales que les corresponden a los vecinos por los gastos generales de la comunidad. El importe suele obedecer a las características y dimensiones del inmueble del que son propietarios y que quedan determinadas en la escritura. Esta cantidad destinada a contribuir a los gastos comunes de la comunidad se establece, por tanto, en función de los metros útiles de cada vivienda.

Las gestiones de contabilidad normalmente se complican cuando se ha de llevar a cabo una obra y se tienen que efectuar derramas para hacer frente al pago de la misma. En estos casos se debe tener en cuenta que las lonjas, que, por lo general, no contribuyen a los gastos comunes de mantenimiento de la escalera o el portal, pueden estar o no exentas de dicho pago extraordinario. Las escrituras de obra nueva lo determinan pero lo lógico es que estos locales sí tengan que sufragar gastos como los correspondientes a la fachada, por ejemplo. 

Dentro de cada ejercicio
La Ley de Propiedad Horizontal no fija un mes en concreto para someter las cuentas a la aprobación de la junta vecinal, pero hay que hacerlo una vez dentro de cada ejercicio anual. Ya que se convoca a la junta suele aprovecharse para incluir en el orden del día el cambio de presidente. Normalmente se establece un turno rotativo. El presidente saliente, ejerza o no también de administrador, presentará las cuentas del total de su mandato. 

En un documento se han de detallar cuantos gastos e ingresos se hayan producido, las deudas si existieran y su concepto, así como las personas morosas de la comunidad. El listado debe incluir incluso las pequeñas partidas de dinero en metálico que se utilizan para sustituir bombillas y otros pequeños gastos de la escalera.

Así, en cumplimiento de la ley, una vez al año se celebra la junta general ordinaria de propietarios, en la que se aprueban las cuentas del ejercicio y se revisan las cuotas de cada vecino.